La scelta del software RSA è una decisione fondamentale che può influenzare significativamente l’efficienza operativa, la qualità delle cure e la soddisfazione degli ospiti e dei loro familiari.
Con un’offerta di soluzioni software per RSA sempre più vasta, orientarsi può diventare complicato, anche per le strutture più navigate. Questa guida nasce con l’intento di aiutare a comprendere quali sono gli elementi chiave da considerare e come scegliere il software per RSA più adatto alle esigenze di ogni singola realtà.
Perché un software per RSA è indispensabile?
Iniziamo con una doverosa premessa che, seppure possa sembrare introduttiva all’argomento, noi di Advenias ci troviamo spesso a dover affrontare quando parliamo con un potenziale cliente che ci contatta.
L’RSA ha la necessità di un software sanitario perché le consente, in primis, una forte organizzazione e gestione dei dati; in maniera automatica e chiara centralizza tutte le informazioni sugli ospiti, le terapie, i piani di cura e le attività.
Questo porta ad un’efficienza operativa ancora più arricchita dall’automatizzazione dei processi (riduzione del tempo dedicato alle attività amministrative e miglioramento della produttività del personale).
Questi due macro-aspetti ci portano al generale miglioramento della qualità delle cure, per la generale migliore continuità assistenziale e personalizzazione dei piani.
Infine, il software per RSA permette di rispondere alla compliance normativa, per assicurare la conformità alle normative vigenti in materia sanitaria e assistenziale.
Quali sono le funzionalità essenziali di un software per RSA?
Ora che abbiamo definito che sì, un software per RSA va comprato, quali sono le caratteristiche che devono essere esaminate per potersi muovere adeguatamente?
In un mondo ideale potremmo stilare una lista estremamente ricca di funzionalità e integrazioni; tuttavia, sappiamo che più che su un pacchetto completo occorre lavorare su quello essenziale.
Di seguito, inseriamo le caratteristiche che devono essere presenti in un software per RSA e che vanno analizzate nella scelta decisionale.
Le funzionalità per un software RSA sono:
- anagrafiche, il prodotto deve garantire la gestione completa delle anagrafiche degli ospiti e del personale.
- Schede sanitarie, devono essere personalizzate al bisogno dal personale, con la possibilità di inserire dati clinici, terapie, allergie e altre informazioni rilevanti.
- Piani di cura, devono essere individualizzati, con la possibilità di impostare obiettivi e valutare i progressi per ogni singolo utente.
- Farmaci e terapie, un software per RSA deve tenere in considerazione la completa gestione della somministrazione dei farmaci, il monitoraggio degli effetti collaterali e gli allarmi per eventuali interazioni farmacologiche.
- Documentazione clinica, suggeriamo di verificare la possibilità di archiviazione elettronica della documentazione clinica, questo permette la tracciabilità e la sicurezza dei dati.
- Comunicazione, la cartella clinica informatizzata non è una bacchetta magica che permette di migliorare in automatico la comunicazione interna. Tuttavia, può offrire effettivi strumenti di dialogo tra professionisti (ad esempio se le informazioni raccolte dall’infermiere non dialogano con quelle della dottoressa e, quindi, non c’è effettiva comunicazione interna). La cartella clinica elettronica deve sempre garantire una concreta facilitazione della comunicazione tra i diversi operatori.
- Report e statistiche, strumenti personalizzati di questo tipo permettono di monitorare le prestazioni della struttura e valutare l’impatto degli interventi assistenziali.
Come scegliere il giusto software per RSA?
I nostri suggerimenti sono dunque di partire da una chiara definizione delle proprie esigenze, domandandosi quali sono le esigenze specifiche della struttura, quali sono i processi da ottimizzare e quali informazioni monitorare.
In seconda battuta, suggeriamo di confrontare le varie opzioni disponibili. Richiedere incontri conoscitivi e approfondimenti con le demo è un ottimo passo per valutare attivamente l’offerta di mercato.
In questa fase, suggeriamo di prestare attenzione alle seguenti caratteristiche:
- Intuitività, l’interfaccia deve essere semplice e chiara. Per esperienza lo mettiamo come primo punto perché si tratta di un aspetto che, se sottovalutato, peggiora l’efficienza del reparto, anziché migliorarla. Un professionista che usa il tablet deve poterlo consultare rapidamente, confrontando opinioni sul paziente e valutando in maniera completa come procedere.
- Flessibilità, per quanto il setting di riferimento sia quello delle RSA, per esperienza sappiamo che nessun cliente è uguale all’altro e così dev’essere il software che si acquista. Tuttavia, non suggeriamo soluzioni fatte su misura, perché alzano troppo i costi di realizzazione (e se così non fosse suggeriamo ancora di più di diffidare da quella soluzione). In sintesi, è bene verificare che si tratti di un prodotto adeguatamente configurabile e adattabile alle specifiche esigenze di struttura.
- Scalabilità, la possibilità di avere un prodotto in grado di crescere insieme alla struttura, adattandosi a eventuali aumenti del numero di ospiti o di servizi anche nel corso della stessa giornata, è uno strumento che di rado si trova sul mercato, ma che porta un netto miglioramento.
- Integrazione, punto chiave della tecnologia del futuro è che questa comunichi con l’ecosistema circostante. Suggeriamo di prestare molta attenzione a questo aspetto perché una ricerca privata, presentata alla HLTH Conference di Amsterdam nel Giugno 2024, ha evidenziato che, prima di essere archiviato, il 2% dei dati medici generici viene condiviso tra più applicazioni.
Anche se quella ricerca riguardava l’ambito della sanità pubblica, ci mostra comunque l’inutilità di affrontare una spesa economica come quella della digitalizzazione se non si tiene conto della possibilità di farla comunicare con il mondo.
- Assistenza, va sempre verificata la qualità del servizio di assistenza tecnica offerto dal fornitore. Per esempio, se sono previste ore di formazione o se c’è una linea di supporto per il personale. Tutte queste sono domande da porsi in fase di analisi.
- Costo, un confronto cruciale da fare è tra i costi delle diverse soluzioni di software per RSA. In questa valutazione, è essenziale considerare non solo il prezzo d’acquisto iniziale, ma anche i costi di manutenzione e aggiornamento a lungo termine. Questi vanno poi messi in relazione con la qualità del servizio offerto e le potenzialità tecnologiche fornite. È importante sottolineare che un apparente risparmio nel breve periodo potrebbe tradursi in significativi costi aggiuntivi nel futuro, sia a livello di infrastruttura che di efficienza aziendale complessiva. Una visione a lungo termine nell’analisi dei costi può quindi rivelarsi determinante per una scelta ottimale
Dopo aver fatto queste attente analisi suggeriamo uno degli strumenti più antichi e fidati per prendere una decisione: chiedere consiglio ai colleghi che utilizzano già un software per RSA.
Conclusione
La selezione del software per RSA rappresenta una decisione strategica che richiede un’attenta valutazione. Ponderando con cura i fattori illustrati in precedenza e analizzando in modo approfondito le diverse opzioni disponibili sul mercato, si può identificare la soluzione ottimale che risponda efficacemente sia alle esigenze della struttura che alle aspettative degli ospiti.
Questa scelta influenzerà significativamente l’efficienza operativa, la qualità dell’assistenza e la soddisfazione generale all’interno dell’RSA. Pertanto, è fondamentale dedicare il tempo necessario ad una valutazione completa, considerando non solo le necessità attuali, ma anche le potenziali esigenze future della tua struttura.
Occorre tener presente che il software per RSA più adatto è quello che si allinea con gli obiettivi a lungo termine, ottimizzando i processi e migliorando la qualità della vita sia del personale, sia degli ospiti.
